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CÓDIGO DE ÉTICA

PRESENTACIÓN

H Ujueta S.A.S. se ha enfocado en definir estrategias y mejores prácticas para crear valor en su empresa. Para alcanzar este objetivo, se define el presente Código de Ética en el cual se incorpora el compromiso que se tiene con sus diversos grupos de interés mediante la ejecución sus labores bajo los criterios de transparencia, comportamiento ético y cumplimiento de las normas que son aplicables para la misma.

Este código complementa al Código de Buen Gobierno corporativo al incorporar pautas de conducta que deben actuar como referente obligatorio para todos los empleados, junta directiva y directivos, de manera que sus actuaciones y el cumplimiento de sus deberes, sigan los principios establecidos para promover transparencia y confianza en las relaciones internas, externas y con la sociedad.

OBJETIVO

Orientar las acciones de cada uno de los grupos de interés de H Ujueta S.A.S. desde la perspectiva ética y de comportamiento frente a los compromisos definidos y actividades desarrolladas en el curso normal del negocio.

ALCANCE

La aplicación de este Código de Conducta se extiende a todos los grupos de interés de H Ujueta S.A.S.

DEFINICIONES

  • Conflicto de Interés: Corresponde a aquellas situaciones en las cuales los Funcionarios de la Sociedad enfrentan en la toma de decisiones sus intereses personales frente a los de la Sociedad, sus proveedores, accionistas, inversionistas o Grupos de Interés y/o terceros, lo que podría interferir en su capacidad para decidir objetivamente.
  • Grupos de Interés: Se consideran Grupos de Interés y/o terceros todos aquellos grupos, sectores, personas, colectivos u organizaciones que de alguna manera sean impactados o afectados directa o indirectamente por las actividades, decisiones y en general, por el desarrollo del objeto social de la Compañía.
  • Información Confidencial: Se considera información confidencial, toda información o documento al cual tengan acceso los empleados de H Ujueta S.A.S. en desarrollo de sus funciones y/o en la prestación de sus servicios y que la sociedad no ha catalogado como pública. Se refiere, entre otras, a cualquier información técnica, financiera, contable, estratégica, corporativa o comercial, incluyendo información propia de los procesos de auditoría, políticas empresariales, información de cualquier naturaleza de Funcionarios y ex Funcionarios, planes comerciales o de mercadeo, métodos y procesos y cualquier información relacionada con la Sociedad, las operaciones de negocios presentes y futuros o situaciones legales, administrativas y/o financieras de H Ujueta S.A.S. en cualquiera sea la forma en que se encuentre dicha información.
  • Información Privilegiada: Se considera como información privilegiada, aquella información sujeta a reserva, así como la que aún no ha sido dada a conocer al público existiendo deber para ello o que en caso de haberse dado a conocer, sería tenida en cuenta por accionistas e inversionistas de la Sociedad para su toma de decisiones, a ésta información tiene acceso un grupo determinado de colaboradores.

PRINCIPIOS APLICABLES Y VALORES CORPORATIVOS

Para alcanzar los objetivos organizacionales, H Ujueta S.A.S. desarrollarán sus actividades orientados por los siguientes VALORES y PRINCIPIOS rectores frente a los otros empleados, al estado, la sociedad, sus accionistas y otros grupos de interés:

Principios

➢ Innovación constante: Somos conscientes que siempre hay una mejor manera de hacer las cosas, siempre estamos en constante búsqueda de mejoramiento continuo a través de la innovación.

➢ Mentalidad Costo-eficiente: Siempre buscamos la mejor relación costo beneficio a la hora de ofrecer un producto o servicio nos esmeramos que nuestra propuesta de valor sea la mejor opción.

➢ Cliente siempre de primero: Tomamos las decisiones pensando siempre primero en cuál es la mejor opción para el cliente dentro de nuestras posibilidades. Poniéndolo en el Centro de la decisión.

Valores

➢ Legalidad: Se asegura el cumplimiento de la constitución, las leyes, normas, políticas, reglamentos, y controles que las autoridades competentes y la empresa adopte para la regulación de las actividades que desarrolladas en la misma.

➢ Transparencia: El suministro de información debe ser clara, íntegra, correcta y oportuna para el adecuado conocimiento de su situación, el cual es fundamental en la relación con sus accionistas y demás grupos de interés.

➢ Integridad: Los empleados de H Ujueta S.A.S. actuarán con ética y lealtad hacia la Sociedad, sus accionistas y demás grupos de interés.

➢ Confidencialidad: H Ujueta S.A.S. protege toda la información de sus grupos de interés. A esta se le dará un tratamiento adecuado, prudente y reservado a la información, absteniéndose de usar esta información de forma diferente a la autorizada o de facilitarla a terceros sin las autorizaciones pertinentes, o para fines indebidos.

➢ Responsabilidad Social: H Ujueta S.A.S. y sus trabajadores identifican y entienden su papel en el desarrollo de la sociedad, así como la importancia y el impacto del correcto actuar que contribuye a generar bienestar económico, social y ambiental a la comunidad que la rodea.

➢ Servicio: Brindamos soluciones rápidas y efectivas a nuestros Clientes internos y externos para asegurar la permanencia y el crecimiento sostenible de H Ujueta S.A.S. la maximización de valor para nuestros Grupos de Interés.

➢ Competitividad: Mantenemos y mejoramos la calidad, de nuestros productos y servicios mediante desarrollo de los factores de Competitividad enmarcados en los círculos virtuosos de los Macroprocesos internos.

➢ Autogestión: Buscamos la excelencia en todos nuestros procesos con políticas, métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y mejoramiento continuo a nivel individual, grupal y organizacional, para responder a las necesidades y expectativas de los clientes, y del entorno, de manera que logremos un alto nivel de satisfacción.

➢ Autocontrol: Evaluamos y controlamos las actividades a cargo, detectando desviaciones y efectuando correctivos en procura de los objetivos trazados por la Compañía, independiente del nivel jerárquico, sin perjuicio de la responsabilidad atribuible a los administradores.

➢ Autorregulación: Acogemos e incorporamos los aspectos de carácter regulatorio y legal al interior de los procesos, aplicando métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y mejoramiento de los mismos, dentro del marco de las disposiciones aplicables.

Comportamientos

➢ Puntualidad: Sabemos gestionar el tiempo como prioridad, con el propósito de cumplir con la entrega una tarea u obligación, dentro del tiempo estipulado y totalmente comprometidos a la realización de ésta.

➢ Responsabilidad: Somos capaces de cumplir con cualquiera de nuestras obligaciones y de adquirir conciencia de las decisiones que se toman durante nuestra gestión.

➢ Iniciativa: Poseemos la capacidad para idear, inventar o emprender acciones con el objetivo de buscar cada día la manera más eficiente de llevar a cabo el trabajo, reinventándonos cada día.

➢ Respeto: Se brinda a cualquiera de nuestros grupos de interés una atención de calidad en la cual se le entiende, comprende, tolera su punto de vista; tratándolos a todos de manera equitativa.

➢ Coherencia: Actuamos de manera lógica y consecuente con los principios que tenemos establecidos como empresa.

➢ Actitud positiva: Poseemos un buen ambiente de trabajo que favorece la comunicación y productividad debido a que nuestro equipo de trabajo siempre ve el lado positivo de las cosas y se enfocan en las soluciones en vez de los problemas.

➢ Constancia: Nuestro trabajadores poseen una fuerza interior que nos permite insistir y dar continuidad a aquellos procesos que nos conducirán a las metas planteadas.

➢ Interés por aprender: Nuestros trabajadores poseen la iniciativa por adquirir nuevos conocimientos en su área laboral y así estar a la vanguardia con los nuevos avances.

➢ Personalidad: Poseemos un grupo de características en común que nos diferencian del resto de nuestros competidores.

➢ Amabilidad: Siempre tenemos una actitud cálida y colaboradora con nuestros clientes y proveedores, manteniendo siempre el respeto hacia ellos.

➢ Ser agradecido: Sabemos apreciar y agradecer a cada persona la buena labor realizada dentro de los procesos de la empresa para que estos se sientan valorados y en un buen ambiente laboral.

➢ Sentido común: Poseemos la capacidad de analizar cada una de las situaciones que se presentan día a día en la empresa de forma razonable y teniendo en cuenta el mercado local y global, para la buena toma de decisiones.

PRACTICAS ÉTICAS DE H Ujueta S.A.S.

  • Derecho a la libre asociación: H Ujueta S.A.S. reconoce el derecho que tienen todos los trabajadores para la libre asociación, por lo tanto se respeta y no se discrimina a los colaboradores que participan en este tipo de asociaciones.
  • Respeto a los Derechos Humanos: H Ujueta S.A.S. rechaza que cualquiera de nuestros grupos de interés realice prácticas que violen los derechos humanos. De la misma manera se rechaza el trabajo infantil o cualquier forma de trabajo forzado y nos comprometemos a dar a conocer esta posición a nuestros grupos de interés, especialmente a proveedores y contratistas.

H Ujueta S.A.S. realiza todas sus actividades en un marco de respeto y promoción de los derechos humanos.

  • Sana convivencia: H Ujueta S.A.S. promueve la coexistencia pacífica entre colaboradores y/o grupos de interés, es decir, se busca en la relación de personas que por razones diversas interactúan entre sí sea de respeto y cordialidad.
  • Relaciones íntegras e imparciales con las autoridades: H Ujueta S.A.S. maneja relaciones con las autoridades y demás instituciones del estado basadas en los principios de cooperación, transparencia y respeto; y así mantener abiertos nuestros canales de comunicación para responder peticiones formales de información y rendir cuentas cuando sea pertinente.
  • Condiciones Laborales: H Ujueta S.A.S. Promueve un clima laboral basado en el respeto en donde se garantiza un lugar de trabajo con condiciones seguras, para desarrollar este principio propone:

➢ Identificar, evaluar y prevenir los riesgos para la salud relacionados con las actividades que realiza la empresa y así tomar las medidas para mitigarlos.

➢ Implementar ambientes de trabajos ergonómicos y seguros.

  • Cuidado ambiental: H Ujueta S.A.S. busca que todas sus acciones tengan el mínimo impacto ambiental. Actuamos en coherencia con los principios del desarrollo sostenible, asumiendo nuestra responsabilidad con las generaciones futuras. Estamos comprometidos con el planeta, entendiendo que nuestras decisiones como empresa y trabajadores están conectadas con éste.
  • Trato igualitario: H Ujueta S.A.S. sostiene un trato equitativo con todos sus grupos de interés, garantizando que puedan ejercer su derecho de inquietudes, peticiones, quejas o reclamos en caso que se vulneren estos principios. De tal manera que se tienen las condiciones para un igual acceso al empleo y no se permite ningún trato discriminatorio por condición de género, raza, color, nacionalidad, origen social, edad, estado civil, orientación sexual, ideología, opiniones políticas, religión o cualquier otra condición personal, física o social.
  • Rechazo al Acoso: H Ujueta S.A.S. rechaza toda manifestación de violencia, de acoso físico, sexual, psicológico, moral o de cualquier otro tipo, así como abuso de autoridad en el trabajo.

PRINCIPIOS

Relación con el cliente

La Empresa, consciente de la satisfacción del cliente, su interacción y relaciones de mutuo beneficio, debe:

  • Prestar un servicio excelente que permita no solo satisfacer sus necesidades, sino superar sus expectativas.
  • Estar abiertos a escuchar cualquier reclamación, comentario o recomendación.
  • Suministrar información objetiva y veraz sobre las características de los productos y servicios, haciendo énfasis en sus derechos, obligaciones y costos.
  • Abstenerse de realizar en forma fraudulenta actos que dañen el patrimonio, en beneficio de clientes o terceros.
  • Establecer negociaciones de mutuo beneficio, suministrando información veraz y obrando conforme los acuerdos de confidencialidad pactados.
  • Abstenerse de realizar negocios con personas naturales o jurídicas de las cuales se tenga conocimiento que tienen un comportamiento empresarial contrario a las leyes.
  • Las solicitudes, reclamaciones y requerimientos deberán ser atendidos de manera oportuna y precisa, conforme a la ley y a los contratos respectivos.

Relación con los proveedores

Las relaciones con los proveedores deben estar siempre ajustadas tanto al marco legal como de colaboración mutua que permitan el logro de los objetivos estratégicos. Entre otras conductas, se deben adoptar las siguientes:

  • Seleccionar proveedores con base en las políticas internas, de acuerdo con criterios objetivos que garanticen transparencia, calidad, precio razonable y cumplimiento del servicio.
  • Procurar el debido conocimiento de los proveedores, a fin de evitar que la empresa sea utilizada para actos delictivos.
  • Los colaboradores responsables de la recepción de ofertas o negociaciones deben asegurar que los documentos e información suministrada para la toma de decisiones sea exacta y fidedigna.
  • Tener criterios de imparcialidad y objetividad en el proceso de selección de proveedores.

Relación con las autoridades

Los procedimientos y políticas de H Ujueta S.A.S. están enmarcados en un profundo respeto por la Ley y por ello se adoptan los requerimientos y prácticas exigidas por los organismos reguladores, de vigilancia y control del Estado. Las relaciones de los empleados con las autoridades, en ejercicio de su cargo, deberán conducirse dentro del marco de la ley y bajo los principios descritos en el presente Código de Conducta.

Relación con la competencia

Se mantendrá una competencia leal como elemento básico en todas las operaciones y relaciones con otros actores del mercado, de acuerdo con los principios de la sana competencia y un estricto cumplimiento de la ley. En ningún caso se deberán hacer comentarios que puedan afectar la imagen de los competidores o contribuir para la divulgación de rumores sobre los mismos.

NORMAS DE CONDUCTA

A continuación se describen pautas generales de comportamiento con las cuales los empleados de H Ujueta S.A.S. se comprometen y aplican:

  1. Los empleados deberán conocer y observar las diferentes políticas y procedimientos establecidos y divulgados por la H Ujueta S.A.S. para aplicarlos en todas las actividades que estos incidan dentro de sus labores diarias.
  2. Actuar en todo momento con profesionalismo, buena fe, lealtad y diligencia en favor de los mejores intereses de H Ujueta S.A.S., asegurando que todas las actuaciones propias y las responsabilidades asignadas por el cargo desempeñado se desarrollen en el marco de los principios, valores y políticas contenidas en éste código y el código de gobierno corporativo.
  3. Comunicar oportunamente a su superior inmediato y/o jefe de gestión humana todo hecho o irregularidad por parte de otro empleado, que afecte o pueda lesionar los intereses de H Ujueta S.A.S. o que resulte violatorio del presente Código.
  4. Ser prudente y respetuoso tanto en el comportamiento, como en el lenguaje dentro de las instalaciones de la empresa, manejando con seriedad, responsabilidad y discreción sus relaciones personales con los otros empleados de la empresa.
  5. Dar buen uso a las instalaciones, sistemas de información y demás elementos de trabajo asignados y para esto solo se debe instalar únicamente programas y dispositivos de hardware autorizados por la empresa, respetando los lineamientos definidos para ello.
  6. Dar un trato respetuoso frente a empleados, respetando sus criterios y privacidad, absteniéndose de adelantar conductas discriminatorias contra la condición racial, sexual, religiosa y política de los mismos.
  7. Atender de forma oportuna, suministrando respuestas claras y completas frente a cualquier solicitud o reclamo presentado por las autoridades, clientes, proveedores, accionistas, comunidad y demás grupos de interés.
  8. Comunicar oportunamente a sus superiores y/o jefe inmediato todo hecho o irregularidad por parte de un proveedor, cliente, funcionario de gobierno o cualquier tercero que afecte o pueda lesionar los intereses de H Ujueta S.A.S.
  9. Informar a H Ujueta S.A.S. sobre ofrecimientos de terceros que puedan ir en contra de los lineamientos señalados en éste código, en las políticas corporativas o cualquier otro documento de Gobierno Corporativo de la Sociedad.

Normas de conducta particulares relacionadas con SARLAFT

La Empresa, adopta las siguientes normas de conducta, sin que éstas sean limitativas o excluyentes, las cuales deben ser aplicadas en los diferentes niveles de la Compañía:

  • Asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y demás disposiciones relacionadas con el SARLAFT.
  • No realizar negocios con personas naturales o jurídicas de las cuales se tenga conocimiento público de su intervención o relación con actividades delictivas.
  • Contribuir al cumplimiento normativo y de ley, la cooperación con las autoridades, la responsabilidad social empresarial y el buen gobierno corporativo.
  • Participar activamente en las capacitaciones en relación con el SARLAFT, cuestionando, solucionando dudas, interpretando los temas de manera adecuada y estableciendo instrumentos para su aplicación, de tal manera que permitan crear y mantener una cultura de prevención y control.
  • Anteponer el cumplimiento de las normas en materia de administración de riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, al logro de las metas comerciales.
  • No divulgar información confidencial a clientes, a personal ajeno, o a colaboradores que no tengan derecho a recibirla, sobre procesos judiciales o administrativos.
  • Reportar directamente al Oficial de Cumplimiento cualquier actividad inusual o sospechosa que pueda ser o llegar a constituir un evento de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
  • Guardar total reserva de las operaciones reportadas al Oficial de cumplimiento.

Normas de conductas relacionadas con la confidencialidad de la información

Nuestros colaboradores deben mantener la confidencialidad e integridad en el manejo de la información, por lo que nunca se puede utilizar para beneficio propio o de terceros. Los comportamientos asociados con este numeral se enmarcan en:

  • Conocer y dar cumplimiento a lo establecido en los manuales, políticas, normas, procedimientos y medidas establecidas por H Ujueta S.A.S. para la seguridad y uso de la información.
  • Proteger y utilizar diligentemente la información de la H Ujueta S.A.S., socios, empleados, clientes y proveedores, respetando totalmente el derecho a la intimidad, entendiendo que esta información se le suministra para cumplir un propósito estrictamente comercial o laboral.
  • Salvaguardar la información relacionada con las operaciones de H Ujueta S.A.S., así como controlar su registro y reporte.
  • Cuidar de no ser escuchado cuando se trata temas confidenciales.
  • Evitar dejar mensajes con información confidencial en los sistemas de correo de voz.
  • Utilizar directa o indirectamente información de H Ujueta S.A.S., para beneficio personal o de su familia, o cualquier otra persona natural o jurídica.
  • Utilizar información de H Ujueta S.A.S., en perjuicio de la misma o para cualquier otro fin no relacionado directa o indirectamente con las responsabilidades desempeñadas en la compañía.
  • Duplicar el software y/o información contenida en las bases de datos existentes en H Ujueta S.A.S., así como su instalación sin licencia debidamente autorizada.
  • Ingresar información confidencial en sitios web públicos.
  • El correo electrónico y la conexión a internet están destinados para fines laborales no personales.
  • Los registros y comunicaciones del correo electrónico e internet son propiedad de H Ujueta S.A.S., por lo tanto podrán en cualquier momento ser examinados. La Empresa se reserva el derecho de abrir, leer, copiar y eliminar los correos electrónicos y correos tipo chat que ingresen o salgan del buzón de correo electrónico y realizar seguimiento a los registros de las páginas consultadas en internet.

CONDUCTAS PROHIBIDAS

Se consideran prohibidas o contrarias a los principios éticos y de conducta de la Compañía, las siguientes:

  1. Violar la reserva de información confidencial puesta en acuerdo con el empleado o conocida por éste en razón de su cargo.
  2. Utilizar o compartir información privilegiada conocida en ejecución de sus responsabilidades, para la obtención de un provecho para sí o para un tercero.
  3. Facilitar códigos de usuario y contraseñas asignadas a compañeros o terceros que no estén autorizados para tener conocimiento de las mismas.
  4. Utilizar para propósitos diferentes al cumplimiento de sus funciones o compartir con terceros los manuales, políticas, procedimientos, instructivo o cualquier otro documento elaborado por la H Ujueta S.A.S.
  5. Omitir, consignar datos incorrectos o incompletos con intención en los informes, balances, entre otros documentos; que se presenten a sus superiores.
  6. Presentar cuentas de gastos ficticios o reportar como cumplidas actividades o tareas no realizadas.
  7. Consignar en la hoja de vida presentada a la compañía datos falsos y ocultar información en dicho documento.
  8. Todo lo relacionado con malversación de activos, esto se refiere a los actos intencional o culposo de disponer de los activos de H Ujueta S.A.S. o aquellos por los cuales ésta sea responsable, en beneficio propio o de terceros; de tal manera que ello cause una distorsión de los estados financieros. Esto comprende actividades como: apropiación física de bienes de la empresa, sin la respectiva autorización; apropiación de dinero, títulos representativos de valor o similares, así sea de manera temporal; realización de gastos no autorizados, en beneficio propio o de terceros; o cualquier tipo de actividad donde se usen de los bienes de H Ujueta S.A.S. o bajo responsabilidad de la mima para ser destinados a fines diferentes de aquellos para los cuales hayan sido adquiridos o recibidos.
  9. Aceptación de un beneficio personal o para terceros como forma de influenciar una decisión administrativa.
  10. Cualquier pago hecho a un empleado de parte de un proveedor a cambio de un tratamiento favorable a este último.
  11. Sobornos a funcionarios públicos o privados por realizar una determinada acción u omitir una actuación.
  12. Suministro de información falsa para encubrir desempeño deficiente o para acceder a bonificaciones.
  13. Utilizar falsos reportes para engañar a inversionistas, entidades financieras o terceros en general.
  14. Manipular saldos de cuentas del activo y pasivo.
  15. Crear transacciones con proveedores o acreedores falsos.
  16. Falsear la realidad de los saldos de cartera, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otros activos o pasivos haciendo traslado periódico de obligaciones reales o ficticias, de un acreedor o deudor a otro, real o ficticio.
  17. Manipular contablemente la realidad financiera de la entidad.

IMAGEN CORPORATIVA

Es un deber de todos lo Grupo de Interés de H Ujueta S.A.S., preservar la imagen de la compañía y abstenerse de realizar cualquier actividad o conducta que pueda deteriorar su buen nombre y reputación.

DONACIONES O APORTES A ORGANIZACIONES POLÍTICAS

H Ujueta S.A.S. no financia ni promueve partidos políticos, ni a sus representantes o candidatos, ni efectúa patrocinios de congresos o actividades que tengan como fin la propaganda política. Por los tanto, está prohibido utilizar para tales propósitos los bienes de la empresa. Además, se abstiene de ejercer cualquier presión directa o indirecta a representantes políticos, ni a sus trabajadores en favor de un partido o una persona específica.

CONFLICTOS DE INTERESES

Los conflictos de interés pueden perjudicar el criterio empresarial y amenazar el buen nombre de la H Ujueta S.A.S., exponiéndolo a riesgos legales. Cuando se presenten conflictos de interés los funcionarios deberán abstenerse de:

  • Participar en actividades, negocios u operaciones contrarios a la ley, los intereses de la Compañía o que puedan perjudicar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades o afectar la reputación de la misma.
  • Realizar cualquier negocio u operación con fundamento en sentimientos de amistad o enemistad.
  • Abusar de su condición de directivo o empleado de la Compañía para obtener beneficios, propios o de terceros, o para obtener beneficios personales de proveedores, terceros o clientes.
  • Participar en actividades externas que interfieran con el horario de trabajo, con su rendimiento o con el cumplimiento de sus labores, salvo autorización de la Compañía.

En el evento en que se presente una situación en la cual los intereses de los destinatarios del presente Código se enfrenten con los de la empresa en actividades personales o en el trato con terceros, ya sean proveedores, contratistas, clientes, accionistas u otros, de tal manera que se afecte la libertad e independencia en la decisión, deberá analizarse la operación con base en las normas legales que la rigen, los manuales y procedimientos establecidos por la Sociedad e informar al superior jerárquico antes de tomar cualquier decisión.

INSTANCIAS COMPETENTES PARA HACER SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO

Los integrantes conforman el Comité Disciplinario son los encargados de estudiar los casos de faltas de código de conducta de aplicar las sanciones correspondientes por la inobservancia de éste código de conducta.

CONSECUENCIAS POR SU INOBSERVANCIA

Las sanciones disciplinarias, y demás disposiciones serán aplicadas conforme a lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo de H Ujueta S.A.S.