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POLITICA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES PARA GESTION HUMANA

Dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, nos permitimos informar a los Trabajadores de la compañía H Ujueta S.A.S. quienes actúan como Titulares de los Datos Personales que se encuentran incluidos en las bases de datos recolectadas en desarrollo de su objeto social y de la vinculación laboral, medios electrónicos, físicos o redes sociales lo siguiente:
Dentro del ejercicio natural de sus actividades, H Ujueta S.A.S. Podrá realizar recolección, uso y tratamiento de datos personales de sus trabajadores, entendidos éstos como sus empleados y ex – empleados, para lo cual se sujetará a las condiciones que más adelante se especifican.
Los trabajadores son los únicos responsables que la información suministrada a la empresa sea totalmente actualizada, exacta, veraz y reconocen su obligación de mantener en todo momento actualizados los datos, de forma tal que sean veraces y exactos; así mismo, serán los únicos responsables que la información sea falsa o inexacta que suministren, y de los perjuicios que causen a la empresa o a terceros, por la información que faciliten.
Por lo que las políticas de protección de datos personales y en particular las laborales y prestación de servicios, deben incluir los controles de gestión y de tecnología cuando den a lugar respetando el mínimo de los derechos y garantías de los empleados y prestadores de servicios.
Adicionalmente conforme a la legislación laboral, H Ujueta S.A.S. Protegerá los datos de los Trabajadores, esto surge en el deber de proteger su información de manera que estos contribuyan en la gestión segura de la información de carácter personal.

 

  1. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Los datos personales tales como de identificación, estado civil, de vivienda, de estudios, de su núcleo familiar, de pensiones, son utilizados para el cumplimiento del objeto social de H Ujueta S.A.S. y adicionalmente para:

  1. Dar cumplimiento a las obligaciones laborales a cargo de la empresa.
  2. Adelantar actividades y programas de bienestar dirigidos a los trabajadores.
  3. Informar y emitir comunicados a los trabajadores.

Los datos personales de las personas que sean suministrados en la hoja de vida o su equivalente durante los procesos de selección y conformación del contrato de vinculación laboral, son utilizados para:

  1. Los fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación familiar, etc.) incluyendo la transferencia de los datos personales a los terceros relacionados en el proceso.
  2. Atender los requerimientos judiciales y legales solicitados por los órganos de control.
  3. Para la contabilización relacionada con el proceso de liquidación pago de nómina en todos sus conceptos.
  4. Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales derivadas del contrato laboral.
  5. Soporte para el desarrollo de las Auditorías del proceso de nómina y de gestión humana.
  6. Establecer los programas de capacitación y formación.
  7. Transmitir los datos personales y necesarios con las entidades bancarias, con el propósito del pago de sus prestaciones.
  8. Contactar a los familiares, dependientes económicos y/o beneficiarios en caso de emergencia.
  9. Con respecto a los datos de los hijos menores de edad, serán suministrados para la realización de actividades de recreación, capacitación y demás programas desarrollados en pro del bienestar familiar.

De otra parte, se advierte que los datos personales de los aspirantes que participan en procesos de selección de trabajadores, son utilizados para verificar y confirmar su identidad, así como administrar y operar los procesos de Gestión Humana dentro la empresa, para el control interno de conocimientos y habilidades personales, verificar referencias personales y laborales, contactarlo y enviarles información referente a las distintas etapas del proceso de selección.

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

 

Se informa a los titulares de los Datos Personales almacenados en bases de datos automatizadas y físicas de H Ujueta S.A.S. que los derechos que tienen sobre el tratamiento de dicha información personal incluyen:

  1. Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales almacenados en las bases de datos.
  2. Solicitar, en cualquier momento, que sus Datos Personales sean rectificados, modificados, actualizados o eliminados.
  3. Solicitar prueba de la autorización emitida para el almacenamiento de sus Datos Personales en las bases de datos, salvo lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  4. Ser informado previa solicitud, respecto de los usos aplicados a sus Datos Personales.
  5. Con el cumplimiento de los requisitos legales, presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales y su almacenamiento en las bases de datos en casos de vulneración de los derechos y garantías constitucionales y legales.
  7. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales tal y como los mismos están almacenados en las bases de datos.
  8. Exigir la confidencialidad y la reserva de los Datos Personales suministrados, de tal forma que los mismos sean utilizados únicamente para los fines establecidos en las presentes Políticas de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales.
  9. Cualquier otro otorgado en virtud de la ley o cualquier Resolución Administrativa proferida por el Gobierno o el Congreso sobre la protección de Datos Personales.

 

  1. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior al momento de iniciar los procesos de selección por parte del área de H Ujueta S.A.S.

 

  1. REQUERIMIENTO DE AUTORIZACIÓN

 

De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Para todas las demás situaciones se regirá bajo lo dispuesto en el numeral 3 del presente documento.

 

  1. EJERCICIO DE DERECHOS COMO TITULAR DE LOS DATOS

 

Para efectos de ejercer los derechos establecidos en el numeral 2 del presente documento, el Titular de Datos Personales puede contactar con el área de Gestión Humana de H Ujueta S.A.S. quienes son los responsables de su tratamiento.
Se informa a continuación que los datos de contacto del encargado de la atención de consultas y reclamos en donde los titulares de la información pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar el consentimiento para el tratamiento de los datos personales que nos han sido suministrados, en primera instancia cualquier reclamo se debe hacer al Oficial de Protección De Datos Personales designado por la empresa así:

 

Oficial de Protección De Datos Personales:
Teléfono de contacto: 035 3133530
Persona de contacto: Laura Isabel Peñaranda Batista
Cargo del responsable: Analista de Gestión
Correo electrónico: protecciondedatos@ujueta.com
Dirección de contacto: Km 8 vía Barranquilla-Tubará Zona Franca La Cayena bodega 47

 

Por el área de Gestión Humana:
Teléfono de contacto: 05 3133530
Persona de contacto: Andrea Carolina Orozco Serrano
Cargo del responsable: Coordinadora de Nomina
Correo electrónico: nomina@ujueta.com
Dirección de contacto: Km 8 vía Barranquilla-Tubará Zona Franca La Cayena bodega 47

 

  1. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS

 

H Ujueta S.A.S. para gestionar los derechos que tienen los trabajadores para asegurar la protección de sus datos personales ha establecido el siguiente esquema de atención.

  • Consultas

Todo Trabajador de H Ujueta S.A.S. como Titular de sus datos personales puede consultar en cualquier momento sobre la información que sobre él se tiene, para esto la compañía ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan acceder fácilmente a su información.

  • Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando se sospeche del incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el Oficial de Protección de Datos Personales designado por la empresa.

  • Revocar la autorización

Todo trabajador y titular de los datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello H Ujueta S.A.S. ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan revocar su consentimiento.
Tenga en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que H Ujueta S.A.S. debe dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines de bienestar. Con la segunda modalidad, en la revocación parcial del consentimiento se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

  • Requisitos para la atención de consultas, reclamos o revocar la autorización Requisitos Generales

Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica), teléfono para efectos de notificación; y para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
Es necesario identificar el nombre de H Ujueta S.A.S. para realizar la respectiva consulta, reclamo o la revocación de la autorización.
La compañía para facilitar el cumplimiento de los requisitos exigidos por la Ley ha establecido un formato que se puede solicitar al responsable Laura Isabel Peñaranda Batista, esta solicitud puede ser entregada en la oficina del Oficial de Protección de Datos Personales o se puede ejercer el derecho por medio electrónico en donde el trabajador o su causahabiente, podrá formular la consulta por medio del correo electrónico protecciondedatos@ujueta.com, adjuntando la información anteriormente relacionada.
Cuando el tipo de reclamo es de actualización de datos, considere importante diligenciar los formularios, que ha dispuesto la empresa para la recolección de los datos personales anexando los documentos solicitados.
Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar en H Ujueta S.A.S. adjuntando la información anteriormente relacionada.
La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; H Ujueta S.A.S. atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

 

Requisitos Específicos Reclamos
El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y las presentes reglas:
Si el reclamo está incompleto, el titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

  • En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

Así mismo el titular de la información puede ejercer en cualquier momento estos derechos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para ello por H Ujueta S.A.S. al respecto, la empresa tendrá en cuenta lo siguiente:

  • En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
  • H Ujueta S.A.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que la compañía considere pertinentes.
  • Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al titular y no se acredite que la misma actúa en representación legítima, se tomará como no presentada.

El titular de datos personales tiene el derecho en todo momento a solicitar a H Ujueta S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
  • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados y autorizados.
  • Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados. Cuando se presente una solicitud de este tipo, se ejecutará sin perjudicar la responsabilidad H Ujueta S.A.S. en cumplimiento de las normas contables, tributarias y laborales.

 

6.5. Términos para la atención de consultas, reclamos o revocar la Autorización

Términos para la atención de consultas: Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Términos para la atención de Reclamos o Revocatoria de Autorización: El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  1. PUBLICIDAD Y MODIFICACIÓN DE LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO

 

El uso y almacenamiento de los Datos Personales en las bases de datos de Gestión Humana de H Ujueta S.AS. se efectuará de acuerdo con las políticas y procedimientos adoptados para estos efectos, los cuales podrán ser consultados de conformidad con lo estipulado en el numeral 8 del presente documento y en el documento de Políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales.
Cualquier modificación a las Políticas de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales de los trabajadores en H Ujueta S.A.S. serán publicadas en los medios acostumbrados, y será comunicada oportunamente a los Titulares de Datos Personales a la dirección de correo electrónico registrada en las bases de datos de la empresa.

 

  1. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

 

Se informa al Titular de Datos Personales almacenados en las bases de datos de Gestión Humana de H Ujueta S.A.S. que para la protección de los datos se adoptan las medidas de índole técnica, tecnológica y administrativa necesarias para garantizar la seguridad de los Datos Personales, su tratamiento respectivo y evitar alteración, pérdida, o acceso no autorizado.

 

  1. CLAUSULA DE PROTECCIÓN DE DATOS

 

Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

Mediante  esta  autorización  para  el  Tratamiento  de  Datos  Personales  en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, le informamos que:

Los datos personales recolectados y que serán almacenados en nuestras bases de datos son para los fines precontractuales, contractuales y/o acuerdos respectivos en el desarrollo de la vinculación como acreedor/deudor/empleado. Estos datos serán tratados para facilitar los procesos «comerciales de compra/venta de productos O bienes originados en nuestra relación comercial/civil O procesos de prestación de servicios originados en nuestra relación civil/laboral de contratación  laboral/ de prestación de servicios». El tratamiento podrá ser realizado directamente  por H Ujueta S.A.S. o por los encargados del tratamiento que ella considere.

Los Derechos que le asisten como Titular de los datos son los previstos en la Ley 1581 del 2012, identificados en el derecho a conocer, actualizar, rectificar, revocar y suspender los datos que se hayan recogido para las actividades comerciales.

H Ujueta S.A.S. le informa que realiza y realizará los mejores esfuerzos para asegurar la confidencialidad y seguridad de los datos, igualmente que en la Política de Tratamiento de datos se especifica de manera detallada el Tratamiento de datos personales y podrá ser consultada en la siguiente dirección: www.ujueta.com

Comprendo y me encuentro informado de los derechos que me asisten como titular y del Tratamiento de los datos y entiendo que podré acceder al sitio indicado en cualquier momento, con el fin de consultar y conocer la Política de Protección de Datos y por lo tanto en mi calidad de titular y de acreedor/deudor/empleado, al firmar este documento autorizo dicho tratamiento de mis datos personales para los fines previstos en el desarrollo del objeto de nuestro negocio.»

Firma de Datos del Titular o Propietario

Nombre

Cedula

 

  1. OBLIGACIONES DE TALENTO HUMANO

 

El responsable de Talento Humano de H Ujueta S.A.S. deberá velar para que en cada incorporación de un nuevo trabajador se exija la firma y aceptación de la presente Política como de los documentos que la complementen. Igualmente, realizará todos los ajustes de tipo contractual y legal para que, en los contratos, acuerdos de confidencialidad, y demás documentos se incorpore la Cláusula de Protección de Datos Personales.

 

  1. VIGENCIA DE LA POLITICA

 

Las presentes Políticas de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales entrarán en vigencia a partir del 13 de enero de 2021.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE